A reunião termina e fica a impressão de que não rendeu nada. Isso ocorre com frequência maior do que deveria, uma armadilha para os negócios de qualquer porte. Como não dá para eliminar esses encontros da rotina das empresas, o melhor a fazer é tornar o compromisso o mais produtivo possível. Se vale a máxima de que tempo é dinheiro, desperdiçá-lo com conversa fiada é prejuízo.
Nas micro e pequenas empresas (MPEs), que têm número menor de funcionários, uma reunião pode mobilizar todo ou quase todo o pessoal. Por isso, a primeira coisa a se pensar é na real necessidade de marcar o encontro. Não haveria outra forma eficiente de tratar o tema? Uma troca de e-mails não resolve? É possível reduzir o número de reuniões, eliminando as que, no fundo, não têm razão de ser?
Quanto aos participantes, só deve comparecer quem realmente está envolvido no assunto. Caso contrário, o sujeito será um mero ouvinte. Se a presença de uma pessoa não é fundamental, por que chamá-la? Seria melhor deixá-la de fora e depois comunicar o que foi decidido. Ou então, fica só durante o debate de tema a ela pertinente. Esse é um procedimento que deve ser explicado antes para que ninguém se sinta excluído.
Reunião tem de ter hora para começar e acabar. Deve iniciar com quem estiver presente, sem retomar o assunto já encerrado quando o atrasado chegar. A regra não se aplica, por motivos óbvios, quando o ausente for o dono da empresa ou alguém que tem informações-chaves.
O condutor da reunião tem papel fundamental. É ele quem coloca as questões a serem tratadas na mesa, determina o tempo para cada uma, evita a perda de foco puxando de volta para a discussão os dispersos e corta conversas paralelas e divagações.
Para a reunião render, é bom os convidados receberem antecipadamente a pauta, com objetivos e dados relacionados para se prepararem.
Após o encontro, enviar e-mail para os participantes com o resumo do que foi resolvido e as incumbências de cada um também é importante.
Reunião sem direcionamento e objetivos vira bate-papo. É desperdício de tempo: fala-se muito, decide-se pouco e a produtividade da empresa é prejudicada.
Bruno Caetano é diretor superintendente do Sebrae-SP
